Положення про канцелярію Бердичівського міськрайонного суду

                                                                                                                                                      Наказом керівника апарату Бердичівського міськрайонного суду

                                                                                                                                                      № н-з від 21.05.2020

ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Бердичівського міськрайонного суду

Житомирської області

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

• Канцелярія утворюється та функціонує в структурі апарату суду відповідно до ст. 155 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».
• Канцелярія є структурним підрозділом Бердичівського міськрайонного суду Житомирської області та підпорядковується керівнику апарату.
• Положення про канцелярію затверджується наказом керівника апарату суду.
• Зміни і доповнення до Положення вносяться керівником апарату суду.
• У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями територіального управління державної судової адміністрації в Житомирській області, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 20 серпня 2019 року № 814 (далі - Інструкція з діловодства), посадовими інструкціями, Правилами поведінки працівників суду, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.
• Канцелярія, в інтересах всебічного і комплексного забезпечення виконання визначених цим Положенням завдань та функцій, співпрацює з іншими структурними підрозділами апарату суду.

2.0СН0ВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ

2.1.Основними завданнями канцелярії суду є дотримання загальних правил ведення діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

• Канцелярія суду відповідно до покладених на неї завдань:
• Забезпечує щоденне прийняття, реєстрацію, розподіл вхідної кореспонденції, що подається до суду з дотриманням загальних правил ведення діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання за призначенням або передавання в архів суду, звернення до виконання судових рішень.
• Здійснює документальне забезпечення роботи суду та суддів.
• Забезпечує належний прийом, реєстрацію справ, заяв та інших передбачених законом документів (заяв, клопотань, скарг тощо), що подаються до суду та їх передачу суддям на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду.
• Забезпечує передачу зареєстрованих документів працівникам апарату суду на виконання під розписку та контролює їх виконання в разі потреби.
• Забезпечує своєчасне введення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних.
• Здійснює підготовку, складання та своєчасне відправлення документів відповідно до чинного законодавства України та Інструкції з діловодства.
• Забезпечує реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції, що направляється судом та її реєстрацію в автоматизованій системі документообігу суду.
• Забезпечує ведення документів первинного обліку, номенклатури справ та відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
• Забезпечує своєчасне складання зведеної номенклатури справ.
• Забезпечує облік та зберігання судових справ.
• Забезпечує роботу з речовими доказами: приймання, облік, зберігання.
• Забезпечує приймання, облік, реєстрацію апеляційних скарг.
• Здійснює роботу щодо направлення судових справ із апеляційними скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
• Забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання та здійснює контроль за одержанням повідомлень про їх виконання та своєчасне приєднання до судових справ.
• Забезпечує облік виконавчих документів, які передаються для виконання до органів державної виконавчої служби; здійснює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
• Здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовку відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
• Подає керівнику апарату суду пропозиції щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.
• Забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ та інших матеріалів за минулі роки, провадження у яких закінчено.
• Веде облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
• Забезпечує ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді та внесення до обліково-статистичних карток відповідної та повної інформації.
• Здійснює статистичну та аналітичну роботу суду з питань організації діловодства в суді.
• Організовує та здійснює підготовку довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств та установ.
• Проводить аналіз стану діловодства в суді за підсумками кожного звітного періоду, розробляє пропозиції з підвищення рівня цієї роботи.
• Забезпечує зберігання документів, які надійшли до канцелярії суду.
• Здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в канцелярії суду та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.
• Приєднує до судових справ, які зберігаються в канцелярії суду, документи, що підтверджують виконання судових рішень.
• Забезпечує своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ, іншої судової документації.
• Розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.
• Виконує доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
• Виконує інші функції, визначені Інструкцією з діловодства та посадовими інструкціями.

3. СТРУКТУРА ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КАНЦЕЛЯРІЇ

• Структура, чисельність працівників канцелярії визначаються штатним розписом Бердичівського міськрайонного суду Житомирської області, затвердженим у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Житомирській області і має забезпечувати якісне виконання покладених на канцелярію завдань і функцій.
• До складу канцелярії входять: старший секретар суду, секретарі суду .
• До складу канцелярії входить архів Бердичівського міськрайонного суду, який діє відповідно до Положення про архів, затвердженого керівником апарату. Очолює архів суду архіваріус, який є службовцем апарату суду та безпосередньо підпорядкований керівникові апарату суду.

3.4 Канцелярію очолює старший секретар суду, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

3.5. Старший секретар суду:

• планує роботу канцелярії, здійснює керівництво діяльністю канцелярії і несе персональну відповідальність за виконання функцій і завдань, покладених на канцелярію;
• контролює заповнення обліково-статистичних карток працівниками суду, відповідальними за реєстрацію та автоматизований розподіл справ;
• контролює своєчасне отримання вхідної кореспонденції працівниками суду, отримання та направлення апеляційних скарг зі справами на апеляційні суди, своєчасної реєстрації вхідної електронної кореспонденції;
• розподіляє обов'язки між працівниками канцелярії, а у разі службової необхідності проводить перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовує взаємодію з іншими структурними підрозділами суду;
• організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії завдань, доручень керівництва суду;
• забезпечує вдосконалення методів роботи канцелярії, своєчасне проходження і опрацювання документів;
• представляє канцелярію на зборах та нарадах працівників апарату суду;
• здійснює оцінювання результатів службової діяльності секретарів суду;
• вносить подання щодо присвоєння чергового рангу державного службовця.
• здійснює інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.
• У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень, його обов'язки виконує працівник канцелярії суду, призначений керівником апарату суду.
• На посаду старшого секретаря суду призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем не нижче бакалавра та стаж роботи на державній службі в судових органах не менше 2-х років або загальний стаж роботи за фахом не менше 3-х років.
• Працівники канцелярії призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.
• На посаду секретаря суду призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем не нижче молодшого спеціаліста.
• Документація канцелярії ведеться відповідно та згідно із затвердженою номенклатурою справ, Інструкцією з діловодства.

4. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ ПРАЦІВНИКІВ КАНЦЕЛЯРІЇ.

• Права та обов’язки працівників канцелярії суду визначаються їх посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду.
• Працівники канцелярії відповідно до їх прав та обов'язків, визначених посадовими інструкціями, наказами керівника апарату, вносять до АСДС «Д- 3», передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

4.3 Працівники канцелярії мають право:

• користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу» та іншими актами законодавства;
• отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на них обов'язків та завдань;
• в установленому порядку отримувати від працівників суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків;
• вносити в межах своєї компетенції пропозиції щодо вдосконалення роботи суду;
• брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.
• Працівники канцелярії наділені іншими правами, визначеними посадовими інструкціями.
• Працівники канцелярії зобов'язані:
• виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов'язків;
• забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;
• дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно- правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства Правил поведінки працівника суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з документами, вимог інших документів, які стосуються роботи суду;
• дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;
• виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших структурних підрозділів;
• використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи, суду в цілому;
• постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

б.ВІДДОВІДАЛЬНІСТЬ

• Відповідальність за належне і своєчасне виконання основних завдань канцелярії суду несе старший секретар.
• На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за :

. організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї-завдань та функцій.

. організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

. збереженість прийнятих у роботу документів.

. дотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни.

. забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії.

5.1. Працівники канцелярії відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України «Про державну службу» та «Про запобігання корупції» несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, невиконання або неналежне виконання (несвоєчасне, неякісне тощо) посадових обов’язків і завдань, бездіяльність або недобросовісне використання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов’язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.