Положення про архів Бердичівського міськрайонного суду

                                                                                                                                                          Затверджено

                                                                                                                                                          Наказ керівника апарату

                                                                                                                                                          Бердичівського міськрайонного суду

                                                                                                                                                          №19-з від 29.11.17

ПОЛОЖЕННЯ
про архів Бердичівського
міськрайонного суду

І.  Загальні положення

• Відповідно до Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.93 року зі змінами та доповненнями від 21.05.15, для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 зі змінами від 03.02.16 року № 309/5, в Бердичівському міськрайонному суді діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що накопичуються за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
• Архів Бердичівського міськрайонного суду у своїй роботі керується Конституцією і законами України, указами Президента України, постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 15.12.2011 року № 168, іншими нормативними актами та цим Положенням.

1.3 Режим роботи архіву Бердичівського міськрайонного суду визначається відповідно до внутрішнього трудового розпорядку суду.

• Архів Бердичівського міськрайонного суду входить до складу служби діловодства суду ( канцелярії).
• Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник апарату, і звітує перед ним про проведену роботу.
• Особа, яка займає посаду архіваріуса Бердичівського міськрайонного суду, є службовцем апарату суду та безпосередньо підпорядкована керівникові апарату суду.
• На посаду архіваріуса призначається особа, яка має повну загальну середню освіту, без вимог до стажу. Обов’язки архіваріуса визначені посадовою інструкцією, яка затверджуються керівником апарату Бердичівського міськрайонного суду.

2. Завдання архіву суду Основними завданнями архіву суду є:

- приймання від канцелярії суду та працівників суду документів та забезпечення належних умов зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації; -контроль разом з канцелярією суду стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах суду;

-участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

-участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами та справами ;

• проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії суду проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
• підготовка і передача документів до архівного відділу Бердичівської міської ради;
• організація користування архівними документами, надання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів з документів працівникам апарату суду, юридичним і фізичним особам;
• ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість архівному відділу міської ради.

3. Права працівника архіву суду

Для виконання покладених на архів завдань, архіваріусу надається право:

-вимагати від канцелярії суду та працівників апарату суду належної передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

• повертати канцелярії суду та працівникам апарату суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

-давати канцелярії суду та працівникам апарату суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

-інформувати керівництво суду про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

-порушувати у встановленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб, винних у порушенні вимог Закону України „ Про Національний архівний фонд та архівні установи”.

4. Склад документів архіву суду

До складу документів архіву суду входять:

- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами суду, та

документи з кадрових питань (особового складу);

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

У суді складаються описи за встановленою формою на справи:

постійного зберігання (окремо на справи управлінської документації суду, судові справи різних видів судочинства);

тривалого зберігання (понад 10 років, окремо на справи управлінської документації суду, судові справи різних видів судочинства), з кадрових питань (особового складу) працівників апарату суду;

тимчасового зберігання (на судові справи різних видів судочинства).

Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

Електронні документи передаються до архіву суду відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

5. Взаємодія архіву суду з іншими підрозділами суду. Відповідальність архіваріуса суду.

Порядок взаємодії архіву суду з іншими структурними підрозділами суду визначається Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду та іншими нормативними документами.

Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням, щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, порушенню прав і законних інтересів громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

                       Схвалено: протокол ЕК суду від 01.09.17 №4