1.     Загальні положення

1.1.    Канцелярія Бердичівського міськрайонного суду  є структурним підрозділом апарату Бердичівського міськрайонного суду Житомирської області області та підпорядковується йому.

1.2.    Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про засади запобігання і протидії корупції", Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, Положенням про апарат Бердичівського міськрайонного суду, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами поведінки державного службовця, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням.

1.3.    Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником  апарату суду.    

2. Організація роботи канцелярії суду

 2.1.   Загальний контроль за ефективністю діяльності канцелярії суду                 здійснює керівник апарату суду.

2.2.  За посадами до канцелярії суду входять : старший секретар суду та секретарі суду.

2.3.  До складу канцелярії суду входить архів Бердичівського міськрайонного суду, який діє відповідно до Положення про архів Бердичівського міськрайонного суду, затвердженого наказом керівника апарату суду № 2-з від 10.01.2012 року. Очолює архів суду архіваріус, який є службовцем апарату суду та безпосередньо підпорядкований  керівникові апарату суду.

2.4.  Старший секретар суду здійснює керівництво діяльністю канцелярії суду  і несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на цей підрозділ апарату суду.

2.5.  Старший секретар розподіляє обов”язки між секретарями суду, забезпечує планування  роботи, належний рівень трудової та виконавської дисципліни.

2.6. Старший секретар суду організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням  доручень, наказів і розпоряджень голови суду , його заступника, керівника апарату суду та його заступника, інформує їх про результати виконаної роботи.

2.7. Старший секретар суду здійснює оцінювання результатів службової діяльності секретарів суду.

2.8.  Старший секретар суду вносить пропозиції щодо призначення на посаду, переведення на іншу посаду або звільнення  з посади працівника канцелярії суду, присвоєння чергового рангу державного службовця.

2.9. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

2.10.    Посадові обов'язки старшого секретаря суду та  секретаря канцелярії суду розробляються  та затверджуються керівником апарату суду.

2.11.  Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

2.12.    У разі відсутності старшого секретаря  або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

2.13. На посаду секретаря суду призначається особа, яка має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем не нижче молодшого спеціаліста.

2.14. На посаду старшого секретаря суду призначається особа, яка  має вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем не нижче бакалавра та стаж роботи на державній службі  в судових органах не менше 2-ох років або загальний стаж роботи за фахом не менше 3-ох років.

3. Основні завдання канцелярії суду

3.1.  Основними завданнями канцелярії суду  є дотримання загальних   правил  ведення   діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  відправлення  або  передавання  в  архів, звернення до виконання судових рішень.

3.2.  Канцелярія суду відповідно до покладених на неї завдань :      

-       забезпечує щоденне протягом робочого часу суду прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та реєстрацію їх в автоматизованій системі документообігу;

-        своєчасно передає судові справи суддям для розгляду;

-        своєчасно передає документи виконавцям та контролює  їх виконання;

-     забезпечує своєчасне відправлення вихідної кореспонденції та її реєстрацію в автоматизованій системі документообігу;

-                  веде первинний облік справ та матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує достовірне та правильне заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді ;

-                  веде роботу з обліку та зберігання судових справ, які знаходяться в канцелярії суду;

-                  веде номенклатурні   справи, подає пропозиції керівнику апарату суду щодо складання номенклатури справ;

-        забезпечує  роботу з речовими доказами: приймання , облік, зберігання, тощо;

-   забезпечує своєчасне та належне направлення судових справ із апеляційними, касаційними  скаргами  до судів вищих інстанцій;

-        забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, контроль  їх  виконання, відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання, своєчасне приєднання до судових справ повідомлень про стан їх виконання;

-      здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо  строків здачі справ до канцелярії суду, систематично доповідає керівнику апарату суду про випадки порушення термінів здачі справ до канцелярії суду;

-                  проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;

-      забезпечення зберігання документів та справ, які  надійшли до канцелярії суду;

-                  забезпечує виготовлення та своєчасну видачу копій судових рішень, інших документів із судових справ, а також самих судових справ для ознайомлення відповідно до встановленого  порядку;

-         ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
         надійшли з інших судів України та іноземних держав;

-         ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень;

-         належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії;

-        виготовлення та своєчасне подання  всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Житомирській області ;

-        ведення   архівної   справи,  підготовка  та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки, забезпечення збереження архівних  справ;

-        виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи  канцелярії;

-         Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств; 

-        приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень;

-        Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації;

-        формування та доставка поштової кореспонденції: листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ;

-        Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху;

-        Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху;

-        Робота з позовними заявами, заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими позивачеві (заявникові) відмовлено;

-        Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі за якими позивачеві відмовлено;

-           Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів;

-        Контроль за  додержання  правил  протипожежної  безпеки  в  приміщенні канцелярії та  архіву суду;

-        Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

                                      4. Права канцелярії суду

4.1 Канцелярія має право:

4.1.1. вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи канцелярії суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації з метою її удосконалення;

4.1.2.  вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення на зборах суддів, нарадах працівників апарату суду щодо  питань організації роботи канцелярії суду, покращення умов, удосконалення форм і методів роботи, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду;

4.1.3. отримувати від працівників апарату суду та суддів необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

 4.2. Старший секретар суду також має право:

 4.2.1.Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

                            5. Відповідальність канцелярії суду

5.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання основних завдань канцелярії суду несе старший секретар суду.

5.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:

 5.2.1. організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї завдань та функцій;

5.2.2. організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями;

5.2.3. збереженість прийнятих у роботу документів;

5.2.4. дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни;

5.2.5. забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки;

5.2.6. розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

5.3. Відповідальність працівників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.