Інформація про порядок надання судової справи для ознайомлення та засвідчення та видавання копій судових рішень і документів

Інформація про  порядок  надання судової справи для ознайомлення та засвідчення та видавання копій судових рішень і документів.

Розділами Х та ХІ Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України ( затвердженою наказом Державної судової адміністрації України  20.08.2019 року № 814)

передбачений  порядок надання судової справи для ознайомлення та засвідчення та видавання копій судових рішень і документів:

1. Надання судової справи для ознайомлення
2. Справи (матеріали кримінального провадження) видаються для ознайомлення апаратом суду за резолюцією судді (судді-доповідача), або голови суду, або заступника голови суду, або секретаря відповідної судової палати на підставі письмової вимоги (заяви) таким особам: прокуророві, який має право на участь у розгляді справи, - після пред'явлення службового посвідчення; адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, зокрема: посвідчення адвоката, договору про надання правової допомоги; довіреності; ордера; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги); учасникам справи (кримінального провадження), а також особам, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та в необхідних випадках - доручення представника). Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем для проведення аналізів, узагальнень або з іншою метою, не пов'язаною з розглядом справи (матеріалів кримінального провадження), справи видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги з резолюцією голови суду (якщо провадження у справі закінчено) або судді/судді-доповідача (якщо провадження у справі не закінчено), після пред'явлення службового посвідчення.
3. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) проводиться виключно у приміщенні суду, у визначеному наказом голови суду місці, протягом усього робочого часу суду та в присутності працівника апарату суду. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом (журналом) судового засідання особи, яка перебуває під вартою (підозрюваної, обвинуваченої або засудженої), відбувається у спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду або безпосередньо у місці тримання під вартою.
4. Факт ознайомлення із матеріалами справи (кримінального провадження) фіксується працівником апарату суду в журналі видачі судових справ (додаток 9) шляхом вчинення запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження).
5. У порядку підготовки судової справи для ознайомлення відповідальний працівник суду після отримання заяви з резолюцією та судової справи забезпечує (перевіряє) її формування згідно з вимогами Інструкції (зокрема, перевіряються наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, наявність та цілісність технічних носіїв з аудіозаписом (відеозаписом) судового засідання).
6. Судова справа видається для ознайомлення після перевірки документів, що посвідчують особу та її повноваження відповідно до чинного законодавства. Особи під час ознайомлення з матеріалами судових справ можуть робити з них виписки та копії відповідно до вимог законодавства.
7. Після ознайомлення з матеріалами судової справи така особа робить відповідний запис на своїй заяві про надання судової справи для ознайомлення (із обов’язковим зазначенням підпису, ініціалів та прізвища, дати ознайомлення), після чого заява долучається до матеріалів судової справи.
8. При поверненні судової справи після ознайомлення відповідальний працівник, який видавав судову справу, повинен ретельно перевірити наявність у судовій справі всіх документів у присутності особи, якій справа надавалась для ознайомлення. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких за резолюцією судді долучається до судової справи, другий – передається для вжиття відповідних заходів керівнику апарату суду.

XІ. Засвідчення та видавання копій судових рішень і документів

1. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до чинного законодавства мають право на їх одержання. Учасникам справи, які були присутні у судовому засіданні, копії судового рішення вручаються негайно після проголошення такого рішення, під розписку безпосередньо в суді. Копія вироку негайно після його проголошення вручається засудженому або виправданому та прокурору під розписку безпосередньо в суді.
2. Учасникам справи, які не були присутні в судовому засіданні, або якщо судове рішення було ухвалено в порядку письмового провадження чи без повідомлення (виклику) учасників справи, копія судового рішення, засвідчена відповідно до вимог Інструкції, надсилається протягом двох днів з дня його складення у повному обсязі у порядку, визначеному законом, у випадку наявності у особи офіційної електронної адреси - в електронній формі, або рекомендованим листом з повідомленням про вручення - якщо офіційна електронна адреса відсутня. Копія судового рішення, засвідчена відповідно до вимог Інструкції, ухваленого за результатами розгляду кримінального провадження, не пізніше наступного дня після ухвалення, надсилається учаснику судового провадження, який не був присутнім в судовому засіданні.
3. Копії судових рішень мають бути підписані відповідальним працівником суду та суддею (суддею-доповідачем, головуючим суддею). У разі відсутності судді (відпустка, тривале відрядження, хвороба та інше) – головою суду чи його заступником, або іншим суддею відповідного суду. У разі якщо судове рішення не набрало законної сили, про це працівником апарату суду зазначається на копії, що видається чи надсилається. На копії судового рішення, що набрало законної сили, зазначається дата набрання ним чинності. На вимогу нотаріальних органів, органів Державної реєстраційної служби України, органів Національної поліції України на копії судового рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться у матеріалах справи (кримінального провадження).
4. Копії судових рішень у судових справах повинні бути прошиті, пронумеровані, засвідчені та скріплені гербовою печаткою суду.
5. Копії судових рішень у справі, які видаються учасникам судового процесу повторно, виготовляються апаратом суду лише після внесення встановленої законодавством суми судового збору за виготовлення копії судового рішення.
6. Копія судового рішення може бути виготовлена шляхом: 32 виготовлення ксерокопії з оригіналу судового рішення, яке знаходиться в матеріалах справи; роздруківки копії судового рішення, збереженого в електронному вигляді в АСДС.
7. Копії документів, долучених до судової справи, можуть видаватися за письмовою заявою відповідальними працівниками суду, відповідно до резолюції судді в провадженні якого знаходиться справа, або голови суду, у разі зберігання справи в архіві. Копія такого документу засвідчується як така, що відповідає матеріалам справи та скріплюється печаткою суду.
8. Копія документу, долученого до судової справи, виготовляється шляхом виготовлення фотокопії (сканованої копії, ксерокопії) з документу.
9. Копія судового рішення (документу) засвідчується відміткою: "Згідно з оригіналом" (у разі засвідчення копії з паперового оригіналу документу) та може доповнюватися відмітками "Відповідає документу, що міститься в матеріалах справи" (у разі засвідчення копії з фотокопії (сканованої копії) судового рішення); "Виготовлено з автоматизованої системи документообігу суду" (у разі засвідчення з оригіналу електронного документу, збереженого в АСДС); На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія". На копії документу зазначається найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії. Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис". Копія документа скріплюється відповідною печаткою суду.
10. Якщо копія складається з кількох аркушів, вона має бути прошнурована нитками на три проколи, а на зворотному боці останнього аркуша скріплена підписом відповідальної особи апарату суду, засвідчена відбитком печатки суду, із відміткою "Всього в копії _____ арк.", посади та ПІБ відповідальної особи апарату суду. Допускається засвідчувати копії документів поаркушно.
11. До копії судового рішення, в яке внесено зміни, також додається копія судового рішення, яким судове рішення змінено.
12. У разі, якщо судова справа знаходиться поза межами суду, суд може виготовити лише завірену належним чином копію судового рішення, виготовленого цим судом. Перед виготовленням копії судового рішення відповідальний працівник суду перевіряє відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили.
13. Особа, яка одержала копію судового рішення, іншого документа повинна розписатись в її отриманні.
14. Після повернення судових справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів, а також інші матеріали справи видаються судом першої інстанції. 1
15. Заява про повторну видачу копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання та документ, який підтверджує сплату судового збору за надання копій судових рішень, підшивається до матеріалів судової справи.