Інформація про порядок надання судової справи для ознайомлення та засвідчення та видавання копій судових рішень і документів

Інформація про  порядок  надання судової справи для ознайомлення та засвідчення та видавання копій судових рішень і документів.

Розділами Х та ХІ Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України ( затвердженою наказом Державної судової адміністрації України  20.08.2019 року № 814 (зі змінами)

передбачений  порядок надання судової справи для ознайомлення та засвідчення та видавання копій судових рішень і документів:

Надання судової справи для ознайомлення

1. Справи (матеріали кримінального провадження) видаються для ознайомлення апаратом суду за резолюцією судді (судді-доповідача), у разі його відсутності - іншого судді зі складу суду, що розглядає справу, у разі відсутності всього складу суду – секретаря відповідної судової палати, у разі відсутності секретаря судової палати – заступника голови суду, а у разі відсутності заступника голови суду – голови суду на підставі письмової вимоги (заяви) таким особам:

прокуророві, який має право на участь у розгляді справи, - після пред'явлення службового посвідчення;

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, зокрема: посвідчення адвоката, договору про надання правової допомоги; довіреності; ордера; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги);

учасникам справи (кримінального провадження), а також особам, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та в необхідних випадках - доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем для проведення аналізів, узагальнень або з іншою метою, не пов'язаною з розглядом справи (матеріалів кримінального провадження), справи видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги з резолюцією голови суду (якщо провадження у справі закінчено) або судді/судді-доповідача (якщо провадження у справі не закінчено), після пред'явлення службового посвідчення.

2. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) проводиться виключно у приміщенні суду, у визначеному наказом голови суду місці, протягом усього робочого часу суду та в присутності працівника апарату суду. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом (журналом) судового засідання особи, яка перебуває під вартою (підозрюваної, обвинуваченої або засудженої), відбувається у спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду.
3. Факт ознайомлення із матеріалами справи (кримінального провадження) фіксується працівником апарату суду в журналі видачі судових справ (додаток 9) шляхом вчинення запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження).
4. У порядку підготовки судової справи для ознайомлення відповідальний працівник суду після отримання заяви з резолюцією та судової справи забезпечує (перевіряє) її формування згідно з вимогами Інструкції (зокрема, перевіряються наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, наявність та цілісність наявних у справі технічних носіїв з аудіозаписом (відеозаписом) судового засідання, у випадку збереження запису на оптичному диску).

У випадку необхідності надання для ознайомлення судової справи (матеріалів кримінального провадження), щодо якої прийнято рішення про розгляд (формування та зберігання) в електронній чи змішаній (паперовій та електронній) формі, справа надається для ознайомлення у відповідній(их) формі(ах) (паперовій та / або електронній).

Суддя (суддя-доповідач), у провадженні якого перебуває судова справа, самостійно, виходячи з конкретних обставин справи, вирішує питання про форму (паперову, електронну чи змішану), у якій буде надана для ознайомлення така справа.

5. Судова справа видається для ознайомлення після перевірки документів, що посвідчують особу та її повноваження відповідно до чинного законодавства.

Особи під час ознайомлення з матеріалами судових справ можуть робити з них виписки та копії відповідно до вимог законодавства.

6. Після ознайомлення з матеріалами судової справи така особа робить відповідний запис на своїй заяві про надання судової справи для ознайомлення (із обов'язковим зазначенням підпису, власного імені та прізвища, дати ознайомлення), після чого заява долучається до матеріалів судової справи.
7. При поверненні судової справи після ознайомлення відповідальний працівник, який видавав судову справу, повинен ретельно перевірити наявність у судовій справі всіх документів у присутності особи, якій справа надавалась для ознайомлення.

У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких за резолюцією судді долучається до судової справи, другий - передається для вжиття відповідних заходів керівнику апарату суду.

Засвідчення та видавання копій судових рішень і документів

1. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до чинного законодавства мають право на їх одержання.

Учасникам справи, які були присутні у судовому засіданні, копії судового рішення вручаються негайно після проголошення такого рішення, під розписку безпосередньо в суді.

Копія вироку негайно після його проголошення вручається засудженому або виправданому та прокурору під розписку безпосередньо в суді.

Особам, які зареєстрували Електронний кабінет в ЄСІТС, суд вручає копії електронних примірників судових рішень у справах, в яких такі особи беруть участь, виключно в електронній формі шляхом їх направлення до Електронного кабінету таких осіб, що не позбавляє їх права отримати копію судового рішення у паперовій формі за окремою заявою.

Копія судового рішення в електронній формі надсилається в порядку, передбаченому процесуальними кодексами, з дотриманням вимог Закону України "Про електронні довірчі послуги" та Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг".

2. Учасникам справи, які не були присутні в судовому засіданні, або якщо судове рішення було ухвалено в порядку письмового провадження чи без повідомлення (виклику) учасників справи, копія судового рішення у паперовій формі, засвідчена відповідно до вимог Інструкції, надсилається у порядку, визначеному законом.

Копія судового рішення в електронній формі може бути надіслана в порядку, передбаченому процесуальними кодексами, з дотриманням вимог Закону України "Про електронні довірчі послуги" та Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг".

Копія судового рішення, ухваленого за результатами розгляду кримінального провадження, засвідчується належним чином та не пізніше наступного дня після ухвалення, надсилається учаснику судового провадження, який не був присутнім в судовому засіданні.

3. Копія судового рішення, виготовлена апаратом суду у паперовій формі, засвідчується відповідальною особою апарату суду та відповідною печаткою суду із зазначенням дати.

У разі якщо судове рішення не набрало законної сили, про це працівником апарату суду зазначається на копії, що видається чи надсилається.

На копії судового рішення, що набрало законної сили, зазначається дата набрання ним чинності.

У випадках, встановлених чинним законодавством, у тому числі для проставлення апостиля, а також на вмотивовану вимогу учасника справи чи органів та установ, які виконують рішення судів, з метою недопущення порушень прав фізичних та юридичних осіб, копія судового рішення засвідчується гербовою печаткою та підписом головуючого судді (судді-доповідача), а у разі його відсутності - головою суду чи особою, що виконує його обов'язки.

Види судових рішень та відповідальні працівники суду, які їх засвідчують, визначаються розпорядчим документом голови суду.

4. Копії судових рішень, що набрали законної сили або підлягають негайному виконанню повинні бути прошиті, пронумеровані, засвідчені та скріплені відповідною печаткою суду.
5. Копії судових рішень можуть бути видані повторно за заявою особи у порядку, встановленому законодавством. Такі копії виготовляються апаратом суду лише після внесення встановленої законодавством суми судового збору за виготовлення копії судового рішення.
6. Копія судового рішення повинна відповідати оригіналу та може бути виготовлена у паперовій формі шляхом:

виготовлення ксерокопії з оригіналу судового рішення, яке знаходиться в матеріалах справи;

роздруківки електронного примірника судового рішення, оригінал якого збережений в АСДС, який містить електронні підписи відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги";

роздруківки електронного примірника судового рішення, яке міститься в Єдиному державному реєстрі судових рішень (далі - ЄДРСР) в режимі повного доступу.

7. Копії документів, долучених до судової справи, можуть видаватися за письмовою заявою відповідальними працівниками суду, відповідно до резолюції судді в провадженні якого знаходиться справа, або голови суду, у разі зберігання справи в архіві. Копія такого документа засвідчується як така, що відповідає матеріалам справи, та скріплюється печаткою суду.
8. Копія документа, долученого до судової справи у паперовій формі, виготовляється шляхом виготовлення фотокопії (сканованої копії, ксерокопії) з документа.
9. Копія судового рішення (документу) засвідчується відміткою "Згідно з оригіналом" (без лапок).

Крім того, на копії судового рішення (документу) може зазначатися інформація про те, що оригінал судового рішення (документу) знаходиться в матеріалах справи (кримінального провадження).

У разі засвідчення з оригіналу електронного документу, збереженого в АСДС, проставляється відмітка "Виготовлено з автоматизованої системи документообігу суду".

У разі засвідчення з оригіналу електронного документа, який міститься в ЄДРСР, проставляється відмітка "Виготовлено з ЄДРСР".

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія".

На копії документа зазначається найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені і прізвища, дати засвідчення копії.

Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис".

Копія документа скріплюється відповідною печаткою суду.

10. Якщо копія у паперовій формі складається з кількох аркушів, вона має бути прошнурована нитками на три проколи, а на зворотному боці останнього аркуша скріплена підписом відповідальної особи апарату суду, засвідчена відбитком печатки суду, із відміткою "Всього в копії _____ арк.", посади та власного імені і прізвища відповідальної особи апарату суду. Допускається засвідчувати копії документів поаркушно.
11. До копії судового рішення, в яке внесено зміни, також додається копія судового рішення, яким судове рішення змінено.
12. У разі, якщо судова справа знаходиться поза межами суду, суд може виготовити завірену належним чином копію судового рішення, ухваленого цим судом або судом апеляційної чи касаційної інстанції в порядку, визначеному законодавством. Перед виготовленням копії судового рішення відповідальний працівник суду перевіряє відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили.

У разі якщо неможливо видати копію судового рішення в суді, який ухвалив судове рішення, така копія може бути виготовлена з ЄДРСР за заявою особи судом, якому визначено територіальну підсудність справ, або судом апеляційної інстанції за підсудністю, встановленою законом.

13. Особа, яка одержала копію судового рішення, іншого документа, повинна розписатись в її отриманні.
14. Після повернення судових справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів, а також інші матеріали справи видаються судом першої інстанції.
15. Заява про повторну видачу копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання та документ, який підтверджує сплату судового збору за надання копій судових рішень, підшивається до матеріалів судової справи.
16. У суді можуть засвідчуватися копії документів, що створюються в ньому, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.
17. Копії документів інших осіб, організацій та установ з їх оригіналів можуть виготовлятися і засвідчуватися у таких випадках:

на вимогу судових та правоохоронних органів відповідно до законодавства;

під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання тощо, а також під час формування особових справ працівників суду (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

18. Копія документа засвідчується тільки в разі пред'явлення його оригіналу. Не дозволяється засвідчення копій документів з копій, що засвідчені іншими особами, організаціями та установами, за винятком передбачених законодавством випадків.