Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Затверджено
Рішенням зборів суддів
Бердичівського міськрайонного суду
№ 2 від 31.03.2025 року (зі змінами від 25.07.25р. рішення зборів судів
№ 4; від 02.06.26р. рішення № 8; від 04.06.26 рішення № 9)
Засади використання автоматизованої системи документообігу
Бердичівського міськрайонного суду
В Бердичівському міськрайонному суді Житомирської області використовується комп'ютерна програма„Д-3” для ведення діловодства, яка розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
Відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду затвердженого рішенням ради суддів України № 39 від 11 листопада 2025 року (далі – Положення), в суді розроблені засади використання автоматизованої системи документообігу Бердичівського міськрайонного суду, які регулюють питання стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
1.1 Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;
взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду та заступника голови про закінчення цих строків;
використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;
оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
індексацію документів та їх контекстний пошук;
виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;
зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, откриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
формування звітності суду про стан здійснення судочинства;
надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);
передачу судових справ до електронного архіву;
надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
2.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказу керівника апарату суду.
2.2 Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст з інформаційних технологій суду.
2.3 Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.4 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію.
2.5 Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
2.6 Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.7 Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст з інформаційних технологій суду.
2.8 Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
3.1 Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
3.2 Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.
3.3 На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
3.4 До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.
3.5 Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
3.6 Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді, а в разі надходження заяви про визначення підлсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
3.7 Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду.
3.8 Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
3.9 Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
4.1 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
4.2 Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
пакетного розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
визначення складу суду з метою заміни судді;
повторного автоматизованого розподілу судових справ.
Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням.
4.3 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
за два місяці до закінчення повноважень судді;
за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалістьстановить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п'яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
у період відпустки судді;
за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п'яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
під час тимчасової непрацездатності судді;
у дні перебування судді на навчанні, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя – з моменту прийняття рішення про призначення;
в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
5.1 Збори суддів відповідного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
5.2 Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.
5.3 Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою. Збори суддів можуть визначити склади постійно діючих колегій суддів.
5.4 Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів;
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки;
у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав;
стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;
у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов'язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).
5.5 Збори суддів суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.
5.6 Збори суддів суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здейсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постанову Пленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
5.7 Збори суддів суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
5.8 Збори суддів суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
6.1 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх у виключних випадках, у разі недостатньої кількості суддів, які розглядають справи (матеріали кримінального провадження) відповідно до встановленої спеціалізації в суді, розподіл справ (матеріалів кримінального провадження) будь-якої категорії здійснювати без урахування спеціалізації справ.
6.2 За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
{підпункт 6.3 пункту 6 виключено на підставі рішення зборів суддів № 9 від 04.06.26}
6.4 Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
6.5 Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
6.6 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя з урахуванням спеціалізації. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації.
6.7 Після визначення судді-доповідача (головуючого судді) автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).
6.8 Якщо збори суддів визначили персональний склад постійних колегій суддів, то автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу цієї колегії.
6.9 У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з постійної колегії суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів цієї колегії.
6.10 У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу постійної колегії суддів та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).
6.11 Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів, що створюється автоматизованою системою.
6.12 Тимчасова відсутність судді-члена колегії не може бути підставою для заміни складу колегії суддів.
6.13 У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду на виконання службової записки головуючого у справі судді з метою дотримання строку розгляду цієї справи.
6.14 У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід або самовідвід.
6.15 Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
6.16 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
6.17 Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
6.18 При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
6.19 Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
6.20 У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
6.21 При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.
6.22 Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
6.23 Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
6.24 Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.
6.25 У разі розгляду судової справи колегією суддів суду до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді.
6.26 У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду.
6.27 Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.
6.28 Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів відповідного суду.
6.29 Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.
6.30 Протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
6.31 Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для використання в суді.
6.32 У разі надходження заяви про відвід (самовідвід) слідчого судді, судді у кримінальній справі (провадженні), такі заяви розподіляються шляхом здійснення автоматизованого розподілу між усіма суддями суду, без врахування спеціалізації, відповідно до вимог процесуального законодавства. (зміни внесені відповідно рішення зборів суддів № 8 від 02.06.26).
7.1 Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.
7.2 Результатом визначення запасного судді є протокол автоматизованого визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
. 7.3 Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт автоматизованого визначення запасного судді.
7.4 Протокол автоматизованого визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
7.5 Звіт про визначення запасного судді може бути роздрукований для використання в суді.
8.1 У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.
8.2 Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею.
8.3 Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
8.4 Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.
9.1 Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями. Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та, як правило, не може перевищувати 50% від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.
9.2 Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматизованого визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
9.3 Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
10.1 Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:
10.2 клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;
10.3 судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.
10.4 заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
10.5 заяви про перегляд заочного рішення;
10.6 матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
10.7 зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
10.8 заяви про відновлення втраченого судового провадження; заяви про забезпечення позову, доказів.
10.9 заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
10.10 заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
10.11 позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
10.11.а заява про поворот виконання рішення (зміни внесені згідно рішення зборів суддів № 4 від 25.07.25);
10.12 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:
10.13 судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 431-435, 442, а також підпунктом 17.4 пункту 1 розділу XIII «Перехідні положення» Цивільного процесуального кодексу України, статтями 374-379, 382, а також підпунктом 17.4 пункту 1 розділу XIII «Перехідні положення» Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
10.14 клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом, за виключенням випадків, коли вони надійшли за п’ять робочих днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів - у цьому разі такі клопотання підлягають автоматизованому розподілу;
10.15 судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень і справи відносно цієї особи не розглянуті і знаходяться в провадженні судді;
10.16 справи про адміністративні правопорушення, які повертаються до суду після направлення їх на доопрацювання. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, ці справи про адміністративні правопорушення підлягають автоматизованому розподілу за загальним порядком;
10.17 заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
10.18 Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді. У випадку, коли в розгляді матеріалів приймали участь декілька слідчих суддів, то визначати слід того суддю, який першим отримав на розгляд матеріали кримінального провадження.
10.19 Не передаються раніше визначеному слідчому судді та підлягають автоматизованому розподілу за загальним порядком клопотання та скарги по одному кримінальному провадженні за п’ять робочих днів до початку відпустки тривалістю чотирнадцять і більше календарних днів. Не передаються раніше визначеному слідчому судді та підлягають автоматизованому розподілу за загальним порядком клопотання та скарги по одному кримінальному провадженні за два робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів, крім судових справ за клопотаннями про тимчасовий доступ до речей і документів.
10.20 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за загальним порядком.
10.21 Не підлягають автоматизованому розподілу за загальним порядком навіть у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (у період відпустки, відрядження, тимчасової непрацездатності, відпустки, перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження) та передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді:
судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, роз’яснення судового рішення;
судові справи про перегляд заочного рішення;
судові справи про перегляд рішення за нововиявленими обставинами; судові справи про виправлення описок та арифметичних помилок у судовому рішенні.
10.22 У виняткових випадках, за наявності обставин, які можуть мати наслідком порушення конституційних прав громадян, такі справи за рішенням зборів суду можуть бути передані для повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями.
10.23 Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.
10.24 Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
11.1 Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.
11.2 Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 4 цих Засад.
11.3 Повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється у випадках виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів тощо), недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення строку призначення судді, відсторонення від посади, досягнення 65-річного віку тощо), у випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки, тощо, що призводить до порушення строків вирішення справи здійснюється за письмовим вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
11.4 Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
11.5 Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
11.6 Результатом повторного автоматизованого визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматизованого визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
11.7 Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
12.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
12.2 Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
12.3 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення вищезазначених обставин.
12.4 У разі настання вищезазначених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання,вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на общук чи огляд житла тощо) здійснюється за рішенням зборів суддів.
12.5 Не пізніше наступного робочого дня після усунення вищезазначених обставин до автоматизованої системи вноситься інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
13.1 У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ у випадках одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями суду .
13.2 Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
13.3 Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
13.4 У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.
14.1 Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.
14.2 Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.
15.1 Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.
15.2 Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
15.3 У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
15.4 Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
15.5 Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою–п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.
15.6 У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.
15.7. При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.
15.8 Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого визначення присяжних, та додається до матеріалів судової справи (за потреби).
15.9 На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.
15.10 Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.
15.11 На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.
15.12 У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних. Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними Положенням, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.
16.1 У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
16.2 Суд здійснює контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направленням таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.
16.3 Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею.
16.4 Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.
16.5 У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:
у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;
у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.
17.1 На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, за виключними обставинами.
17.2 Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
17.3 Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається судом, який ухвалив відповідне рішення, в паперовій або електронній формі, в порядку, визначеному процесуальним законодавством.
17.4 На веб-сайті суду щоденно оприлюднюється така інформація:
список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду;
список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду);
список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);
інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи);
інформація щодо офіційного оприлюднення оголошень у справах.
17.5 Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
17.6 Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.
18.1 Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
18.2 Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після їх підписання автором (авторами).
19.1. Електронні примірники судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
19.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
20.1. Автоматизована система забезпечує:
введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;
перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;
формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;
перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;
зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;
формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;
передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;
формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.
20.2 Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів), у порядку, встановленому зборами суду.
20.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після його підписання автором.
21.1 До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.
22.1 Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
22.2 Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
22.3 Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суд надсилає до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
22.4 Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в суді є обов’язковими до виконання.
22.5 Збори суддів суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
22.6 Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю суду є відкритою для суддів суду та не може бути обмежена.
23.1. Положення щодо роздрукування протоколів автоматизованого розподілу судової справи між суддями (додаток 1), автоматизованого визначення складу колегії суддів (додаток 2), автоматизованого визначення запасного судді (додаток 4), заміни основного судді запасним суддею (додаток 7), автоматизованого визначення слідчого судді (додаток 3), передачі судової справи раніше визначеному судді (додаток 8), повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями (додаток 9), повторного автоматизованого визначення запасного судді (додаток 10), слідчого судді (додаток 11), щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями (додаток 12), протокол попереднього відбору присяжних (додаток 5), автоматизованого визначення присяжних (додаток 6), неможливості визначення присяжних (додаток 13), заміни основного присяжного (додаток 6), не застосовуються у випадку прийняття суддею (суддею-доповідачем) рішення про формування та зберігання судової справи в електронній/змішаній формі. Відповідні протоколи зберігаються як електронні документи.
_03_03.png)
